Katalog

Renata Szymczak, 2018-05-22
Lubsko

Zawodowe, Zadania

Na podstawie firmy logistycznej przedstaw jej schemat organizacyjny oraz określ zadania menedżerów

- n +



Schemat organizacyjny firmy Gwiazda S.A.

1. Specyfika działalności firmy Gwiazda S. A.
Gwiazda S.A. jest firmą handlową, która powstała w lutym 1996 roku na bazie doświadczeń i dorobku handlowego działającej od 1991 roku spółki cywilnej o nazwie Gwiazda S.C. Założycielami Spółki Akcyjnej byli właściciele i pracownicy jej poprzedniczki. Od początku swojej działalności Spółka działa w branży środków transportu wewnętrznego i zajmuje się sprzedażą oraz serwisem wózków widłowych i magazynowych. Transport wewnętrzny ściśle wiąże się z systemami składowania towarów w magazynach. Spółka dostrzegła w tych związkach szansę na dalszy rozwój działalności i wzbogaciła swoją ofertę o regały magazynowe. Wózki oraz regały stworzyły platformę dla rozszerzenia działalności Spółki o nowe komplementarne produkty tj. projektowanie logistyczne, montaż elementów systemów składowania, usługi wynajmu i remontów wózków, sprzedaż części i akcesoriów. Gwiazda S.A. w swej strategii marketingowej wybrała własne kanały dystrybucji tworząc i rozwijając oddziały handlowe w głównych ośrodkach przemysłowych Polski. W latach 1996 – 1999 powstało siedem oddziałów handlowo – serwisowych, które stały się doskonałą bazą dla dalszego, szybszego rozwoju działalności.

2. Struktura organizacyjna firmy Gwiazda S. A.
Struktura organizacyjna Spółki została stworzona w oparciu o analizę procesów informacyjnych z uwzględnieniem kryteriów: sprawności, funkcjonalności i ekonomiczności. Struktura ma charakter wielowymiarowy, a główną konstrukcję tworzą horyzontalnie usytuowane działy i oddziały podlegające organizacyjnie bezpośrednio pod Zarząd.



W rzeczywistości każdy dział lub oddział jest integralnym zespołem zadaniowym składającym się z menedżera i pracowników. Jednocześnie w układzie pionowym – funkcjonalnym występują trzy wirtualne piony (handlowy, serwisowy i współpracy z dostawcami) kierowane bezpośrednio przez członków zarządu w randze dyrektorów. Piony mają charakter czysto funkcjonalny i tworzą je poszczególni pracownicy organizacyjnie przynależący do działów i oddziałów. Osobne miejsce w strukturze organizacyjnej zajmuje doraźnie zorganizowany zespół do spraw inwestycji, powołany w związku z planami rozbudowy baz handlowo – serwisowych oraz komórka controllingu. W strukturze horyzontalnej firmy handlowej Gwiazda S.A. wydzielono sześć podstawowych jednostek organizacyjnych:
- Dział Logistyki,
- Dział Marketingu,
- Dział Administracji,
- Dział Finansowo – Księgowy,
- Dział Serwisu,
- Oddziały handlowe.
Do zadań Działu Marketingu należy:
– realizacja polityki marketingowej Spółki w zakresie kształtowania jej wizerunku,
– analiza rynku,
– przygotowywanie materiałów informacyjno – handlowych, promocyjnych i prezentacyjnych,
– promocja produktów,
– szkolenie pracowników,
– analiza wyników,
– opieka merytoryczna nad oferowanymi produktami.
Do zadań Działu Administracji należy:
– realizacja polityki kadrowej i płacowej,
– administrowanie mieniem Spółki,
– realizacja zaopatrzenia i inwestycji,
– sprawy socjalne i
– BHP
Do zadań Działu Finansowo – Księgowego należy:
– zarządzanie przepływem pieniądza,
– analiza ekonomiczna,
– rachunkowość,
– współpraca z bankami i instytucjami finansowymi.
Dział Logistyki jest typową jednostką organizacyjną o charakterze horyzontalnym, której funkcja polega na realizacji przepływu towarowego od producenta do ostatecznego klienta. Do podstawowych zadań działu należy:
– przyjmowanie i weryfikacja zamówień od klientów,
– planowanie i logistyka realizacji zamówień,
– gospodarka stanami magazynów,
– składanie zamówień do dostawców,
– organizacja importu,
– prowadzenie dokumentacji handlowej,
– odprawy celne,
– prowadzenie gospodarki w składzie celnym,
– organizacja transportu do klienta,
– zamykanie transakcji,
– nadzór nad pracami magazynu.
Do zadań Działu Serwisu należy:
– przedsprzedażowa obsługa wózków warsztacie centralnym,
– prowadzenie baz danych sprzedanych wózków i wykonanych usług,
– obsługa dokumentowa wykonywanych usług,
– przygotowywanie materiałów technicznych,
– szkolenie pracowników serwisu oraz
– obsługa posprzedażowa
– kontrola pracy mechaników, reklamacje.
Oddziały handlowe są wydzielonymi, samodzielnymi centrami przychodów i kosztów zorganizowanymi w ważniejszych aglomeracjach gospodarczych kraju. Oddziałem zarządza Dyrektor bezpośrednio podporządkowany Zarządowi Spółki. Kieruje on pracą przedstawicieli handlowych, mechaników oddziałowych oraz projektantów. Do zadań oddziału należy współpraca z klientami w zakresie realizacji ich zamierzeń inwestycyjnych oraz obsługi serwisowej dostarczonych urządzeń.
Na strukturę poziomą Spółki nakłada się organizacja trzech pionów tworząc macierz powiązań funkcjonalnych i kompetencyjnych.


W ramach funkcjonowania pionu handlowego Dyrektor Oddziału i Przedstawiciele Handlowi podporządkowani są pod względem handlowym Dyrektorowi Pionu.
W ramach funkcjonowania pionu serwisowego Dyrektor Oddziału i mechanicy oddziałowi podporządkowani są wraz z pracownikami działu serwisu Zastępcy Prezesa – Dyrektorowi Pionu Serwisu. Z kolei część pracowników działu logistyki w tym kierownik w sprawach realizacji polityki zakupów podlegają funkcjonalnie pod Członka Zarządu – Dyrektora Pionu Zakupów.
3. Zadania menedżerów
Bardzo ważną rolę w firmie odgrywają menedżerowie - czyli osoby zarządzającą przedsiębiorstwem lub jego częścią. Menedżer to osoba, której podstawowym zadaniem jest realizacja procesu zarządzania, czyli planowanie i podejmowanie decyzji dotyczących funkcjonowania danej firmy, organizowanie pracy ludzi w niej zatrudnionych, motywowanie i kontrolowanie pracowników.
Osoba podejmująca się tak ważnych zadań, wpływających na działalność całej firmy i wielu jej pracowników czy osób z nią związanych, powinna charakteryzować się szczególnymi cechami. Są to przede wszystkim: samodyscyplina, wysokie poczucie własnej wartości, asertywność, empatia, dyrektywność, umiejętność zarządzania emocjami i rozładowywania konfliktów, umiejętność negocjacji, umiejętność stawiania celów sobie i innym, umiejętność motywowania, odporność na stres, dobra kondycja psychofizyczna oraz przestrzeganie zasad etycznych na każdym poziomie decyzyjnym.
Menedżerów można podzielić według szczebli:
a)Menedżerowie szczebla najwyższego stanowią stosunkowo niewielką grupę kadry kierowniczej. są to między innymi osoby zajmujące pozycje prezesów, wiceprezesów, dyrektorów naczelnych. wyznaczają oni cele organizacji, jej ogólną strategię, również politykę operacyjną. Ponoszą także odpowiedzialność za całokształt zarządzania organizacją oraz reprezentują organizację w kontaktach zewnętrznych;
b)Menedżerowie szczebla średniego to najliczniejsza grupa wśród ogółu osób zaliczanych do kadry kierowniczej. wskazać tutaj można przykładowo osoby zajmujące stanowiska kierowników zakładów, szefów wydziałów czy naczelników zespołów. Odpowiedzialni są oni za realizację polityki i planów opracowanych przez management najwyższego szczebla oraz za nadzorowanie i koordynację działań menedżerów niższego szczebla. zadaniem kierowników średniego szczebla jest zatem sterowanie działaniami, prowadzącymi do realizacji bieżącej polityki przedsiębiorstwa;
c)Menedżerowie szczebla najniższego natomiast nadzorują i koordynują działania pracowników wykonawczych. Określani są stąd mianem „pracowników dozoru”. Do grupy tej można zaliczyć przykładowo brygadzistę i mistrza czy nawet kierownika biura stanowiska te są pierwszymi stanowiskami kierowniczymi pracowników awansowanych z szeregów personelu wykonawczego.
Przyjmując za kryterium kwestię różnicowania obszaru zakresu działalności menedżera wyróżnić można także:
a)tzw. menedżerów ogólnych - menedżer ogólny jest osobą zajmującą samodzielną pozycję (a poziom jego samodzielności zależy od miejsca w hierarchii organizacji), odpowiedzialną za całokształt funkcjonowania danej jednostki (przedsiębiorstwa, filii, wydziału).
b)tzw. menedżerów funkcjonalnych - menedżerowie funkcjonalni zarządzają zwykle jednym konkretnym obszarem funkcjonowania organizacji. związani są oni zatem z jakąś określoną specjalnością kierowniczą (a ich przykładem jest menedżer finansowy, menedżer logistyki, menedżer personalny).
Do zakresu działalności menedżera zaliczyć można następujące czynności:
a) regularnie wykonywane czynności wynikające z funkcji zarządzania i odpowiedzialności
za tworzenie i realizowanie strategii działania organizacji;
b) powodowane koniecznością podejmowanie decyzji w niespodziewanych sytuacjach,
c) czynności wynikające z konieczności dostosowania zarządzanych podmiotów do rynku wskutek zmian w otoczeniu przedsiębiorstwa;
d) czynności obejmujące strategiczne i operacyjne przedsięwzięcia.
Role menedżera:
a. role interpersonalne:
reprezentant – przedstawiciel przedsiębiorstwa, reprezentujący je na zewnątrz organizacji,
przywódca – lider wyznaczający cele,
łącznik – osoba odpowiadająca za kontakty z otoczeniem wewnętrznym i zewnętrznym firmy.
b. role informacyjne:
monitor – uzyskanie i analiza danych, obserwacja otoczenia,
rozdzielający informacje – rozdzielanie informacji innym osobom i częściom organizacji,
rzecznik – przekazywanie oficjalnych informacji wewnątrz i na zewnątrz organizacji.
c. role decyzyjne:
przedsiębiorca – inicjowanie, wprowadzanie zmian i podejmowanie ryzyka,
kierujący zaburzeniami – ograniczanie konfliktów, rozwiązywanie problemów,
rozdzielający zasoby – dystrybucja zasobów wewnątrz organizacji,
negocjator – godzenie grup interesów, znajdowanie kompromisu.
Do głównych zadań managera zalicza się:
- organizowanie i przydzielanie pracy
- delegowanie zadań
- wdrażanie systemów ocen pracowniczych
- motywowanie i wspieranie pracowników w rozwoju (system nagradzania, szkolenia)
- kontrolowanie postępów w pracy
- reprezentowanie firmy na zewnątrz
- przewodzenie zespołowi
- pomoc w rozwiązywaniu konfliktów pracowniczych
- informowanie o działaniach w firmie.








Bibliografia:

1. Jemielniak D., Latusek D., Zarządzanie – teoria i praktyka od podstaw, WSPiZ, Warszawa 2005.
2. http://edu.pjwstk.edu.pl/wyklady/poz/scb/index06.html
3. https://pisaniestrategia.wordpress.com/2013/02/06/podstawowe-zasady-zarzadzania-firma-handlowa/
4. https://pracealfa.wordpress.com/2013/02/08/specyfika-dzialalnosci-firmy-gwiazda/
5. Wersty B., Diagnostyka ekonomiczna przedsiębiorstwa, [w:] Bednarski L., Borowiecki R., Duraj J., Kurtys E., Waśniewski T., Wersty B., Analiza ekonomiczna przedsiębiorstwa, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego, Wrocław 2001.



.

Wyświetleń: 0


Uwaga! Wszystkie materiały opublikowane na stronach Profesor.pl są chronione prawem autorskim, publikowanie bez pisemnej zgody firmy Edgard zabronione.