Wiele zmian wprowadziła rewolucja w tworzeniu pism po 2005 r. i myślę, że na dobre użytkownikowi. W każdej sferze. W miejsce 9 blankietów korespondencyjnych typu: BB – blankiet bez nadruków, BZ – blankiet zwykły, BU – blankiet uproszczony, BR- blankiet reklamowy, weszły tylko dwa:
• Papier bez nadruków
• Papier firmowy
Jak wyglądają różnice między powyższymi blankietami w rozmieszczaniu poszczególnych pól (nadawcy, adresowego, daty) dowiemy się z dalszej części pracy
Rozdział I – papier bez nadruków
Zaczniemy charakterystykę obydwu blankietów od pola nagłówkowego.
1. Pole nagłówkowe
Zamiast 9 dotychczasowych rodzajów pól nagłówkowych (9 rodzajów blankietów), w sumie o 18 rożnych rozmiarach (wys x szer x 9) uzyskano 1 formę takiego pola, którego wymiary określono jako 3cm x 9cm. Tak jak dotychczas ta część pisma przeznaczona jest na umieszczanie przez nadawcę wszystkich informacji o sobie, ale raczej skromne wymiary pola nie pozwalają, tak jak na papierze firmowym, na wygórowane szaleństwo.
Obok nazwy firmy, jej adresu i kilku drobnych informacji typu: e-mail, czy fax, regon, bądź nr konta bankowego można tu umieścić logo firmy. Na więcej pismo bez nadruków ze względu na skromne wymiary pola nie pozwala.
2. Miejscowość i data pisma
W tej kwestii nie zaszły żadne zmiany. Jak dotychczas w prawym górnym rogu pisma umieszcza się najpierw miejscowość, a po przecinku datę. Pamiętać należy o pisaniu daty najlepiej po polsku tzn. zaczynając od dnia, miesiąc pisząc słownie w dopełniaczu, a następnie liczbowo rok, np. 8 listopada 2011r. lub 18 kwietnia 2011r. Tak poprawnie napisana data nie pozostawia odbiorcy żadnej możliwości pomyłkowego jej odczytania, jak w przypadku formy typu: 05.10.2011 - 10 maja czy 5 października to, dla obcokrajowca może być zagadką.
Miejscowość oraz datę piszemy w 1 wierszu na naszym blankiecie, czyli w tej samej linijce co nazwę nadawcy.
3. Pole adresowe
To miejsce przeznaczone na dane związane z odbiorcą pisma. Umieszcza się tu nazwę firmy bądź nazwisko adresata , jego adres tj. ulicę, nr domu, nr mieszkania, kod i miejscowość.
Pamiętać należy o obowiązującym w tym polu układzie blokowym tekstu, tj. wyrównaniu go do lewej strony tego pola oraz zastosowaniu interlinii czyli dodatkowej wolnej linijki, między nazwą firmy/nazwiskiem adresata a jego adresem.
Pole to umieszcza się poniżej pola nagłówkowego, rozmieszczając powyższe dane na obszarze o wymiarach około 9 cm (szer) x 2 cm (wys) z prawej strony kartki, zaczynając od 11-12 cm licząc od lewego marginesu.
Poniżej przedstawiono przykładowe rozmieszczenie wszystkich 3 powyższych elementów.
4. Nadruk Sprawa:
Ta część pisma przeznaczona jest na skrótowe 1-4 wyrazowe określenie czego pismo dotyczy np.: zamówienie, zawiadomienie lub reklamacja ilościowa. Pozwala to osobie (np. w sekretariacie) rozdzielającej pisma do załatwienia na szybkie zorientowanie się czego pismo dotyczy i którym komórkom organizacyjnym je przekazać.
5. Treść korespondencji
Po pozostawieniu po nadruku Sprawa wolnej jednej linijki rozmieszcza się albo w układzie graficznym A linea, albo układzie blokowym treść pisma. Zastosowanie danego układu graficznego daje możliwość zachowania przejrzystości i estetyki korespondencji.
Cechy charakterystyczne dla danego układu graficznego:
A Linea (z wcięciem)
• Tytuły i podtytuły wyśrodkowane
• Wcięcie w tekście (wcięcie wielkości 2-5 znaków) w każdym akapicie
• Odstęp międzywierszowy (interlinia) w tekście w poszczególnych akapitach wynosi 1,5 wiersza
Blokowy
• Tytuły i podtytuły wyrównane od lewej
• Tekst wyrównany od lewego marginesu
• Tekst pisany w blokach
• Interlinia w tekście wynosi 1 wiersz
• Dodatkowa interlinia (dodatkowe światło, dodatkowa wolna linijka) między blokami tekstu
Przykładowe teksty w w/w układach graficznych (link)
6. Zwrot grzecznościowy kończący treść pisma
Po zakończonej treści pisma w dobrym guście jest skierowanie do czytającego ową korespondencję słów pożegnalnych, w postaci kończącego, zamykającego naszą sprawę zwrotu grzecznościowego typu:
Z wyrazami szacunku,
Z poważaniem,
Łączę wyrazy szacunku,
Zwrot umieszcza się w 3 wierszu (czyli po pozostawieniu 2 wolnych linijek – interlinii) poniżej treści korespondencji z prawej strony papieru. Elegancko wygląda jeśli zwrot ten jest na równo z rozmieszczonym powyżej polem adresowym, czyli rozpoczyna się na tym samym centymetrze w poziomie co adres odbiorcy.
7. Podpisy osób upoważnionych do podpisywania
Pismo może podpisywać 1 lub 2 upoważnione do tego osoby. Jeśli pismo podpisują 2 osoby to stanowisko stojącego wyżej w hierarchii firmy np. Prezesa umieszczamy z prawej strony kartki, z lewej natomiast w tym samym wierszu (linijce)– osoby niższego szczebla. Stanowisko umieszczamy w 3 wolnej linijce poniżej ostatnio napisanego tekstu, w tym przypadku – poniżej zwrotu grzecznościowego, nie zapominając oczywiście o pozostawieniu 2 interlinii.
Poniżej stanowisk(a) zostawiając 1 wolny wiersz, umieszczamy imię i nazwisko osoby podpisującej, by móc zidentyfikować osobę podpisującą.
Przykłady rozmieszczenia poszczególnych elementów (link)
8. Załączniki
Do korespondencji dołącza się często załączniki w różnej postaci. Mogą nimi być foldery, dodatkowe pisma (protokoły, zamówienia itp.), zdjęcia itp. Informacja o tym fakcie może być zapisana dwojako:
• Wymienione kolejno wszystkie załączniki z nazwy np.:
Załączniki:
- zdjęcia
- c.v.
• Wymieniona ilość załączników np.:
Załączniki: 2
Informację o dołączonych do pisma załącznikach umieszcza się podobnie jak dotychczasowe elementy, czyli w 3 wierszu poniżej ostatnio zapisanej treści z lewej strony pisma.
Przykład rozmieszczenia załączników znajduje się w podanym linku.
9. Do wiadomości
Jeżeli chcemy, by z korespondencją zapoznały się inne osoby lub instytucje, należy o tym fakcie również powiadomić odbiorcę pisma, umieszczając standardowo w 3 wierszu poniżej ostatnio zapisanej treści, informację w postaci zwrotu Do wiadomości.
Pojawia się on z lewej strony naszego papieru, jak wspomniałam, wcześniej po pozostawieniu 2 wolnych linijek, np. w takiej postaci:
Do wiadomości:
- kierownik działu marketingu
- kierownik zaopatrzenia
Rozdział II – Papier firmowy
Papier firmowy służy nadawcy nie tylko do przesyłania informacji czy załatwiania konkretnej sprawy, ale ma za zadanie również zareklamowanie nadawcy, poprzez umieszczenie wielu informacji o charakterze marketingowym. Aby mógł spełniać owo zadanie wymiary niektórych pól, a co za tym idzie i ilość zamieszczanych w nich danych ulegną zmianie w stosunku do papieru bez nadruków.
1. Pole nagłówkowe
Jako że jest to obszar pisma przeznaczony dla nadawcy korespondencji, a papier ma charakter reklamowy, pole nagłówkowe zwiększy swoją szerokość na 18 cm, czyli na całą szerokość kartki formatu oczywiście A4 (bo o takiej jest mowa zarówno w I jak i II rozdziale). Miejsca na umieszczanie różnorakich danych nadawcy jest mnóstwo, więc z wysokością tego pola nie należy przesadzać – około 3 - 4 cm to wystarczający rozmiar.
Można w tym polu umieszczać najróżniejsze informacje: od głównych czyli nazwy, logo, adresu firmy począwszy, poprzez dane dodatkowe związane z np. nr konta bankowego, nr REGON, NIP, adresem e-mailowym, adresem strony internetowej, a skończywszy np. na godzinach pracy placówki, sekretariatu, kasy itp.
Mamy tu naprawdę dużo miejsca, by rozmieścić dane nadawcy ze smakiem, gustem i estetyką, nie zapominając o odrobinie fantazji, bo chcemy też się przecież reklamować.
2. Miejscowość i data.
Gdzie rozmieścić miejscowość i datę (pisaną wg zasad omówionych w rozdziale I) jeśli pole nagłówkowe zabrało nam całą szerokość kartki? Otóż na te elementy miejsce mamy pod polem nagłówkowym, podobnie jak na papierze bez nadruków, z prawej strony kartki papieru, na około 10-11 cm licząc od lewego marginesu.
Należy po polu nagłówkowym zostawić jedną wolną linijkę i zalecam dodatkowo wytłuścić i np. pochylić tekst miejscowości i daty, by nie zlewały się z informacjami w polu nagłówkowym.
3. Pole adresowe
Po pozostawieniu 1-2 wolnych wierszy pod datą i miejscowością, na tej samym cm licząc od lewego marginesu, rozmieszcza się pole przeznaczone na dane odbiorcy pisma, czyli tylko nazwisko/nazwę odbiorcy, jego adres, pamiętając o zachowaniu układu blokowego. Tu wymiary pola w stosunku do pisma na papierze bez nadruków nie ulegają zmianie.

Pozostałe elementy treści pism, czyli nadruk Sprawa, treść korespondencji, zwroty grzecznościowe kończące pismo, podpisy, załączniki, do wiadomości nie ulegają zmianie i rozmieszcza się je wg zasad omówionych w I rozdziale.

Wyświetleń: 3034